Un nuovo anglicismo si sta diffondendo nel mondo dell’industria e della Pubblica Amministrazione (PA). Va detto che si tratta al contempo di un neologismo di lingua inglese: la definizione “e-procurement”, per esteso “electronic procurement”, sta ad indicare il processo di acquisizione attraverso Internet o la rete Intranet aziendale della totalità di beni e servizi necessari ad un’attività.
In italiano dovremmo chiamarlo “approvvigionamento elettronico”. Si ritiene che tale sistema possa ottimizzare tutti gli aspetti degli acquisti di un’impresa o di un ente, garantendo più trasparenza ed un rigoroso controllo sulle spese.
Inoltre, sembra che la gestione della catena di approvvigionamento per via telematica si stia consolidando, nel settore privato e nel pubblico, come una soluzione adeguata sia per aumentare la competitività che per ridurre i costi.
Al giorno d’oggi, a causa del breve ciclo di vita dei prodotti, la volatilità della domanda e la proliferazione internazionale costante di nuovi marchi, oltre a vari fattori determinanti fra cui la globalizzazione, le strategie industriali dell’e-procurement hanno assunto un ruolo fondamentale per il successo e la sopravvivenza stessa di ciascuna impresa. Servendosi del commercio elettronico business-to-business (B2B), le aziende sono in grado sia di contenere i costi che d’incrementare la produttività.
La smaterializzazione delle procedure d’acquisto
In Italia, l’affermazione dell’approvvigionamento elettronico come soluzione per la gestione integrata dei processi di fornitura è iniziata nel 2000. Al principio, lo sviluppo del nuovo sistema informatizzato ha comportato ingenti investimenti economici per l’acquisizione di software e l’implementazione di apposite piattaforme, avvalendosi della tecnologia di grandi fornitori o realizzate in proprio, nonché tempo necessario per formare professionisti con competenze tecniche e gestionali mirate.
Infatti, oltre alle varie piattaforme focalizzate su specifici settori, sia di beni che di servizi, le imprese si servono anche di altri canali per attuare una strategia conveniente – ad esempio, stabilendo collegamenti diretti coi fornitori tramite reti extranet, formando gruppi d’acquisto o realizzando siti aziendali dedicati all’acquisto.
E non solo: per la selezione delle forniture, il responsabile degli acquisti deve sapersi destreggiare fra una moltitudine di mercati elettronici in diverse forme, come cataloghi distribuiti mediante software di e-procurement o mercati verticali quali siti internet specializzati (e-hub) in materie plastiche, prodotti chimici e acciaio, siti di aste telematiche come il noto eBay, mercati spot – ove i prezzi cambiano da un momento all’altro – fra i quali Covisint, il mercato dell’industria automobilistica lanciato da Ford, Daimler Chrysler e General Motors, che nel 2000 era stato il primo ed il più conosciuto a livello globale. Oltre a ciò, scambi privati, mercati di beni e servizi (barter market) e alleanze d’imprese operanti nello stesso settore.
Punti di forza dell’e-procurement
Con l’utilizzo delle nuove tecnologie, gli uffici acquisti delle imprese si sono rapidamente tramutati da centri in cui transitavano ordini ad importanti risorse competitive, con la funzione di raccogliere informazioni strategiche per la pianificazione aziendale ed in grado d’influire sul processo dirigenziale. Oltre al risparmio economico, con gli strumenti di approvvigionamento elettronico si possono evitare una serie di attività ripetitive svolte manualmente, spesso soggette ad errori.
Fin dall’esordio di questa evoluzione informatica, uno studio condotto dal Gruppo Aberdeen ha dimostrato che i vantaggi in termini di prestazioni delle aziende che avevano investito nell’e-procurement riguardavano tempi dimezzati per la gestione degli ordini, risparmi del 33% sui costi delle transazioni e del 25% sugli anticipi delle spese. A distanza di tempo, la digitalizzazione è ormai diventata fondamentale per garantire una ampia e automatizzata gestione dei dati e semplificare il flusso di lavoro dei processi aziendali, inclusi gli acquisti.
Tale processo riguarda anche il settore pubblico e viene denominato “e-public-procurement”. L’impiego delle tecnologie informatiche può essere di importanza fondamentale per la gestione gli appalti pubblici, incrementando non soltanto l’oculatezza e il controllo delle spese, ma assicurandone anche la trasparenza e l’efficacia. Del resto, tutti i Paesi membri dell’Unione europea hanno l’obbligo di uniformarsi alla normativa comunitaria 2014/24/EU per la trasparenza delle PA, con procedure interamente automatizzate, maggiore accessibilità ai dati relativi alla gestione delle gare d’appalto e la semplificazione delle procedure.
In Italia è stata creata una società ad hoc per l’approvvigionamento della Pubblica Amministrazione: Consip, con il Ministero dell’Economia e delle Finanze quale azionista unico. Il mercato digitale in cui le PA possono acquistare beni e servizi offerti dai fornitori abilitati è detto MEPA e ne fanno parte oltre 136mila aziende sul territorio nazionale.
Il mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA)
Il processo di rinnovamento del settore pubblico italiano, nel quale si inserisce la diffusione degli strumenti di e-procurement, è un ampio processo avviato fin dagli anni Novanta, contraddistinto non soltanto dall’adozione delle nuove tecnologie di comunicazione ed informazione, ma anche da considerevoli innovazioni legislative orientate verso la semplificazione amministrativa.
Attualmente, l’adozione degli approvvigionamenti elettronici di beni e servizi da parte della PA è motivata in primo luogo dalle esigenze di contenimento della spesa pubblica.
Ne viene da sé che per le aziende private sta diventando sempre più importante raggiungere i requisiti per accedervi, in modo tale che i loro servizi e prodotti possano essere acquistati attraverso il portale delle Pubbliche Amministrazioni – come nel caso della RS Components Italia, filiale del gruppo multinazionale Electrocomponents, fra le prime imprese ad indirizzarsi verso la digitalizzazione dei processi commerciali e fiscali, presente nel MEPA da sei anni.
“Dapprima abbiamo adottato l’archiviazione sostitutiva e successivamente l’invio delle fatture in formato elettronico, secondo formati multicanale: posta ibrida, email, posta elettronica certificata, a seconda delle preferenze del cliente. Abbiamo poi dematerializzato tutti i libri fiscali, fino ad avviare, fra i primi in Italia, la fatturazione elettronica verso la PA secondo le disposizioni del recente decreto legislativo”, ha affermato il responsabile della gestione, sviluppo e mantenimento dei clienti per il Sud Europa, Paolo Passerini.
Bisogna comunque tenere conto del fatto che, soprattutto per quanto riguarda le PA dei piccoli territori, sussistono ancora delle difficoltà culturali, amministrative e tecniche nell’utilizzo dei supporti informatici per poter accedere al mercato elettronico ed ai vantaggi ad esso connessi.
Di conseguenza, l’evoluzione dei processi di e-government in Italia è tuttora in corso: l’esito dipenderà soprattutto da un’adeguata gestione territoriale per la completa diffusione della tecnologia.
– Flora Liliana Menicocci
